Доступы к профилям в команде
Доступы к профилям в команде: теги, папки и как переключиться
В Octo Browser 3.0 появились папки для профилей. Помимо организации, папки можно использовать для разграничения доступа в команде. Это альтернатива доступам по тегам.
Если ваша команда уже использует теги для разграничения доступа, в 3.0 для вас ничего не изменилось. Доступы по тегам работают как раньше, все настройки сохранены. Эта статья для тех, кто хочет разобраться, чем доступы по папкам отличаются от доступов по тегам и как переключиться, если захочется попробовать. Для команд, которые до обновления 3.0 не использовали теги для управления доступом, разграничение доступа теперь работает через папки. Теги при этом остаются доступны для маркировки и фильтрации профилей.
Как работают доступы по тегам
Доступы по тегам устроены по принципу «все открыто, пока не закроешь». Чтобы ограничить участнику видимость профилей, ему назначаются определенные теги. Участник видит только профили с этими тегами. Профили без тегов при этом видны всем участникам команды по умолчанию. Это значит, что каждый новый профиль без тега автоматически доступен всей команде, и, если кто-то забыл назначить тег, профиль оказывается виден тем, кому не должен.
Теги одновременно выполняют две функции: организацию (фильтрацию профилей) и разграничение доступа. Когда профилей и участников немного, это удобно. Но с ростом команды эти функции начинают конфликтовать: тег, который нужен для фильтрации, может случайно открыть доступ не тем людям, а тег, созданный для доступа, засоряет список фильтров. Передача профилей между участниками тоже завязана на теги: чтобы передать профиль, нужно назначить тег, к которому есть доступ у другого участника.
Как работают доступы по папкам
Доступы по папкам устроены наоборот — «все закрыто, пока не откроешь». Каждому участнику команды выдается доступ к конкретным папкам, и он видит только их в списке вкладок. А в таблице «Все профили» участник видит только профили из доступных ему папок. Также можно отдельно выдать доступ к профилям без папки. Без доступа хотя бы к одной папке или к профилям без папки участник не увидит ни одного профиля. Каждый профиль принадлежит только одной папке. Это убирает неоднозначность, которая возникала с тегами: не нужно гадать, через какой из нескольких тегов участник получил доступ к профилю. Теги и папки можно использовать вместе. При доступах по папкам теги не влияют на видимость профилей, они работают как статусы или метки для фильтрации внутри папок. Список тегов для всех папок общий.
Настроить доступы можно как из таблицы команды в настройках, так и из настроек отдельной папки: вы выбираете, кто из участников видит содержимое папки. Если нужно передать профиль в другой отдел, для папки можно включить настройку «Разрешить участникам без доступа перемещать профили в эту папку». Участник, у которого нет доступа к папке, сможет выбрать ее в списке при перемещении профиля, но не увидит ее содержимого. Профиль переместится, и дальше с ним будет работать тот, у кого есть доступ к папке назначения.
Как переключиться с тегов на папки
Переключатель «Ограничение доступа к профилям по папкам» находится в настройках команды, сверху на странице «Команда». Он доступен только командам, которые сейчас используют теги для разграничения доступа.
Рекомендуем действовать в таком порядке:
- Создайте нужные папки и распределите по ним профили.
- Откройте настройки каждого участника команды и назначьте доступы к папкам на вкладке «Доступ к профилям». Пока переключатель выключен, доступы по папкам не действуют, но уже сохраняются. Вы можете спокойно все подготовить.
- Когда все доступы настроены, включите переключатель. Система покажет предупреждение: после включения профили будут видны только участникам с полным доступом или тем, кому назначены конкретные папки.
- Проверьте, что все участники видят нужные профили.
Если что-то пошло не так, переключатель можно вернуть обратно. Доступы по тегам восстановятся в том виде, в котором они были на момент переключения на папки.
Что будет, если включить переключатель без подготовки
Ничего необратимого. Участники команды без назначенных папок просто перестанут видеть профили. Владелец аккаунта (master) продолжит видеть все. Достаточно назначить участникам доступы к нужным папкам или переключиться обратно на теги.
Подробнее о работе с папками и настройке доступов.
Почему теги видно в одном аккаунте, а в другом не видно?
Теги — это старый функционал, который не поддерживается новой версией. Теги доступны для старых аккаунтов чтобы не нарушить процесс работы пользователей в команде. Мы рекомендуем переключиться на папки для корректной работы.
Если при переключении что-то пойдет не так или возникнут вопросы, напишите в службу поддержки, поможем разобраться.